A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital, a nossa metodologia de trabalho segue os conceitos e normas estabelecidas pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivologia).
Este processo é recomendado a todas as empresas que utilizam o papel no exercício de suas atividades, onde os documentos poderão ser organizados, digitalizados e indexados de acordo com o projeto do cliente, após a digitalização dos documentos, os dados serão migrados para o Software Guadix possibilitando o acesso aos documentos via web de maneira rápida e segura.
Processo de digitalização
- Higienização dos documentos;
- Retirada de clipes e grampos;
- Correção de páginas amassados e dobradas;
- Ordenação dos documentos por lotes e tipos documentais conforme projeto;
- Criação de perfil das imagens a serem digitalizadas;
- Processo de captura das imagens;
- Inspeção das imagens digitalizadas;
- Tratamento e aprovação das imagens;
- Exportação de dados via OCR/Arquivo
- Criação a associação de índices para a localização das imagens;
- Indexação dos índices de forma automática através de OCR;
- Criação de filtros para a busca dos documentos;
- Liberação de login de acesso ao software Guadix para visualização das imagens;
- Disponibilização dos nossos servidores para a armazenagem dos dados;
Desenhos e plantas de engenharia, arquitetura
Documentos A4/A3
Mapas A0
Negativos, Livros, Radiografias e Microfilmes
Vantagens e Benefícios da Digitalização de Documentos
- Acesso via web para visualização, impressão e envio por e-mail, ou seja, acesso total as informações onde quer que esteja;
- Total controle de permissões de cada usuário e Auditoria de login;
- Redução de custo com cópias impressas e recuperação de documentos;
- Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
- Redução da movimentação física, evitando extravio dos documentos originais;
- Redução da movimentação física, evitando extravio dos documentos originais;
- Disponibilização para armazenagem das imagens nos servidores da GEDOC DO BRASIL;
